بعد از ارسال مدارک توسط داوطلب، کارشناس دانشکده که اطلاعات آنها به مراتب تایید/عدم تایید را از طریق سامانه و به صورت ایمیل حداکثر تا ۲ روز بعد از ثبت نهایی مدارک و مستندات در سامانه اعلام می کند و داوطلب موظف است در صورت نقص مدارک حداکثر طی یک روز و قبل از اتمام موعد مشخص شده، نواقص مربوط را از طریق سامانه ثبت نام برطرف کند. در صورت نقص مدارک مورد نیاز، داوطلب به مرحله مصاحبه علمی معرفی نمیشود و عواقب ناشی از آن متوجه شخص داوطلب است.
تایید یا عدم تایید و اعلام نقص مدارک از طریق سامانه و ایمیل ارسالی از طریق سامانه اطلاع رسانی خواهد شد. بنابراین داوطلبان می توانند در صورت سوال احتمالی در خصوص مدارک یا نقص مدارک با کارشناس مربوط به رشته خود بر اساس جدول اعلام شد از طریق تلفن در ساعات اداری (۸:۰۰ تا ۱۴:۳۰) تماس بگیرند. همچنین داوطلبان با توجه به دورکاری کارشناسان به دلیل شیوع بیماری کرونا می توانند سوال خود را از طریق آی دی روبیکا با کارشناس مربوط در میان بگذارند.
مصاحبه علمی در دانشگاه شاهد به صورت غیر حضوری و از طریق نرم افزار ادوبی کانکت (adobe connect) و بر اساس زمانبندی دانشگاه از تاریخ۱۰ تا ۱۲ خرداد انجام میشود که جدول زمان بندی دقیق مصاحبه علمی به تفکیک هر رشته متعاقبا و از طریق اطلاعیه ای در وب سایت دانشگاه و همچنین سامانه ثبت نام اطلاع رسانی خواهد شد.
بر این اساس انجام مصاحبه علمی برای هر رشته یا گرایش صرفا در تاریخ و زمان های مشخص شده برای آن رشته یا گرایش امکان پذیر است و عدم شرکت در مصاحبه به منزله انصراف تلقی می شود و متعاقبا هیچ گونه اقدامی در این خصوص انجام نمیشود
به منظور احراز هویت، داوطلبان موظف هستند دوربین (وب کم) خود را در طول زمان مصاحبه روشن نگه دارند. بنابراین داوطلبان ضمن کنترل تجهیزات ارتباطی خود از قبیل میکروفون و دوربین، در خصوص مکان حضور مصاحبه نیز توجه لازم را داشته و در محیطی مناسب در جلسه مصاحبه حضور پیدا کنند.
داوطلبان موظف هستند در روز مصاحبه کلیه مدارک و مستندات خود را به همراه داشته باشند تا در صورت نیاز به رویت کمیته مصاحبه کننده برسانند و شرکت در هر دو مرحله (مصاحبه علمی و مراحل بررسی صلاحیت های عمومی) الزامی است و عدم شرکت در هر مرحله به منزله انصراف تلقی می شود و متعاقبا هیچ گونه اقدامی در این خصوص انجام نمی شود.