نکاتی برای مدیریت بهتر جیمیل‌های دریافتی

به گفته متخصصان با رعایت برخی نکات می‌توانید صندوق ورودی جیمیل خود را به راحتی بدون حذف تمام پیام‌ها، به صفر برسانید.

کد خبر: ۱۳۰۹۵۷۹

تاریخ: ۰۵ بهمن ۱۴۰۱ - ۰۸:۲۳

تقی حسن زاده، پایگاه خبری دانا، سرویس دانش و فناوری؛ وقتی صحبت از ایمیل به میان می‌آید، معمولا این طور است که نه می‌توان با آن زندگی کرد و نه می‌توان بدون آن زندگی کرد.

این پیام‌ها بخش مهمی از ارتباطات امروزی را تشکیل می‌دهند؛ اما مرتب‌سازی آن‌ها زمان زیادی را می‌گیرد، زمانی که می‌تواند صرف انجام کاری سازنده‌تر شود.

خوشبختانه اگر جیمیل، سرویس ایمیل منتخب شما باشد، می‌تواند امکان انتشار سریع پیام‌های دریافتی را برای شما فراهم آورد.

علاوه بر این، در جیمیل افزونه‌های مفید زیادی برای رسیدن به صندوق ورودی خالی تا حد امکان وجود دارند.

نکته کلیدی در این جا این است که ممکن است کار را به فیلتر‌های خودکار و ابزار‌های دیگر بسپارید که بخشی از سازماندهی را انجام داده و به شما اجازه می‌دهند تا با آنچه واقعا مهم است، کنار بیایید.

در این جا پنج ترفند برای واقعیت بخشیدن به صندوق ورودی صفر آورده شده است.

۱. جیمیل را با اولویت بندی پیام‌های خود دریافت کنید

اگر صفحات را در جیمیل تنظیم نکرده‌اید، اکنون زمان آن است که این کار را انجام دهید. روی نماد چرخ دنده (بالا سمت راست در رابط وب) کلیک کنید و سپس پیکربندی صندوق ورودی را انتخاب کنید تا انتخاب کنید کدام دسته‌ها روی صفحه نمایش داده شوند. جیمیل سعی می‌کند حدس بزند کدام پیام‌ها مهم هستند، می‌توانید با کلیک کردن روی نشانگر اهمیت در سمت چپ هر مکالمه واقعا مهم، به آن کمک کنید.

علاوه بر این، می‌توانید ایمیل‌ها را بین صفحات بکشید تا به جیمیل آموزش دهید چگونه پیام‌هایتان را در آینده بر اساس نوع یا فرستنده مرتب کند.

برای این منظور می‌توانید دسته‌های کم‌اهمیت (اجتماعی، به‌روزرسانی‌ها) را در صندوق ورودی خود تا پایان روز نادیده بگیرید، سپس چند دقیقه را صرف مدیریت و پردازش انبوه این پیام‌ها کنید.

۲. فیلتر‌های خود را تنظیم کنید

فیلتر‌ها یکی از راه‌های کلیدی برای سازماندهی خودکار پیام‌های دریافتی هستند. برای تنظیم برخی از عبارات جست و جو، روی فلش رو به پایین در کادر جست و جو در بالای صفحه کلیک کنید. سپس روی Create filte، کلیک کرده تا آن را تنظیم کنید؛ همچنین می‌توانید از پیام کشویی موجود در کنار هر پیام، فیلتر‌های جدیدی ایجاد کنید.

برای مثال، اگر با چندین آدرس ایمیل وارد حساب جیمیل خود شده‌اید، می‌توانید پیام‌های ارسال شده به آدرس‌های دیگر را به‌عنوان کم‌اهمیت علامت‌گذاری کنید. گزینه دیگر این است که فورا ایمیل‌های خاصی را بایگانی کنید و آن‌ها را به عنوان خوانده شده علامت گذاری کنید، آن‌ها در صندوق ورودی شما ظاهر نمی‌شوند، بنابراین کمتر برای شما کار می‌کنند، اما در صورت نیاز همچنان از طریق جست و جو در دسترس خواهند بود.

۳. با ستاره‌های جیمیل خلاق باشید

از همان ابتدا، جیمیل از ارائه یک سیستم پوشه اجتناب کرده است. در عوض می‌توانید از برچسب‌ها و ستاره‌ها برای مرتب کردن پیام‌های خود استفاده کنید. در وب روی نماد cog، سپس Settings کلیک کنید، سپس صفحه General را باز کنید. در مجموع ۱۲ نوع ستاره مختلف را می‌بینید که می‌توانید استفاده کنید. برای در دسترس قرار دادن بیشتر در داخل جیمیل، آن‌ها را به ردیف بالا بکشید.

چگونه این شما را به صندوق ورودی صفر نزدیک می‌کند؟ با ستاره‌گذاری و سپس بایگانی کردن پیام‌ها، می‌توانید صندوق ورودی خود را بدون از دست دادن پیام‌های مهم پاک کنید. هر دسته از ستاره‌ها را می‌توان با یک جست و جوی ساده، مانند «has:yellow-star» یا «has:green-check» دوباره ظاهر کرد. برای مشاهده عبارت جست و جوی مرتبط با هر ستاره، ماوس را روی نماد مربوطه در صفحه تنظیمات قرار دهید.

۴. اشتراک هر چیزی را که می‌توانید لغو کنید

جیمیل دارای یک ویژگی لغو اشتراک داخلی است تا به سرعت خود را از لیست خبرنامه و اعلان‌هایی که نمی‌خواهید در آن حضور داشته باشید، حذف کنید. شما باید یک پیوند لغو اشتراک را در بالای صفحه هر پیام سازگار مشاهده کنید. اساسا جیمیل پیام‌ها را برای پیوند‌های «لغو اشتراک» اسکن کرده و یافتن آن‌ها را در بالای صفحه برای شما آسان‌تر می‌کند.

برای شروع، این کار بیش از حد معمول زمان می‌برد، اما از میزان زمانی که می‌توانید در آینده در اشتراک‌های خود صرفه‌جویی کنید، شگفت‌زده خواهید شد. برای چیزی حتی جامع‌تر، می‌توانید از یک سرویس لغو اشتراک که با جیمیل کار می‌کند، استفاده کنید. Unroll.me یکی از بهترین‌هاست که به شما امکان می‌دهد چندین پیام دریافتی را در یک خبرنامه واحد ترکیب کنید.

۵. از Inbox by Gmail در گوشی خود استفاده کنید

خود گوگل Inbox by Gmail را توسعه داده است که می‌توانید از آن در اندروید، iOS و وب استفاده کنید. از بسیاری جهات، به‌عنوان Gmail ۲.۰ عمل می‌کند؛ اتوماسیون بیشتر، ویژگی‌های هوشمندتر و کنترل دستی کمتر بر مواردی که در هر جا مرتب می‌شوند. برای استفاده از Inbox شما می‌توانید بدون دردسر زیاد از آن‌ها به صورت پشت سر هم در یک حساب کاربری استفاده کنید.

یکی از راه‌های انجام این کار استفاده از جیمیل در دسکتاپ و صندوق ورودی در دستگاه‌های تلفن همراهتان است. این به شما امکان می‌دهد تا زمانی که خارج از منزل هستید، ایمیل‌ها را به‌سرعت مرتب کنید، ایمیل‌های غیر مهم را به تعویق بیندازید تا بعدا، پیام‌هایی را که مهم نیستند، سریع حذف یا بایگانی کنید. به این معنی که پس از بازگشت، پیام‌های کمتری برای پردازش خواهید داشت.