به گزارش پایگاه خبری دانا انجمن علمی علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی برگزار کرد:
وبینار آشنایی با سامانه آرشیو اسناد و مدارک KEYDOC "کیداک"
این وبینار به کوشش انجمن علمی علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی با حضور جناب آقای حاجی زین العابدینی و جناب آقای داوود زاده وهمچنین جناب شکیبا و همکاران ایشان،به عنوان نماینده شرکت دانش بنیان دانش‌همارا ،جهت رونمایی از سامانه آرشیو مذکور، برگزار شد.
در ابتدای این وبینار جناب حاجی زین العابدینی در مورد اهمیت آرشیو اسناد و مزایای آن صحبت کردند که چکیده ای از مطالب قید شده به شرح زیر است:
آرشیو اسناد در زمان حال اهمیت بسیاری دارد و نقش کلیدی در حفظ تاریخ، اطلاعات و دانش سازمان‌ها و جوامع ایفا میکند. برخی از دلایل و اهمیت آرشیو اسناد:
حفظ تاریخ و فرهنگ
آرشیو اسناد به ثبت و نگهداری تاریخ، فرهنگ و هویت یک جامعه کمک میکند. این اسناد می‌توانند شامل متون تاریخی، تصاویر، فیلم‌ها و دیگر مواد مستند باشند که درک بهتری از گذشته را فراهم میکنند.
دسترسی به اطلاعات
آرشیوها به افراد و سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. این امر به ویژه در تحقیقات علمی، تاریخی و فرهنگی اهمیت دارد.
مدیریت دانش
سازمان‌ها با آرشیو کردن اسناد و اطلاعات خود می‌توانند دانش موجود را مدیریت کنند و از تکرار اشتباهات گذشته جلوگیری نمایند. این امر به بهبود فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها کمک میکند.
پاسخگویی و شفافیت
آرشیو اسناد به ایجاد شفافیت در عملکرد سازمان‌ها کمک میکند. در صورت بروز مشکلات یا ابهامات، وجود اسناد مربوطه میتواند به پاسخگویی کمک کند.
حفظ حقوق قانونی
بسیاری از اسناد برای حفظ حقوق قانونی افراد و سازمان‌ها ضروری هستند. این اسناد می‌توانند شامل قراردادها، توافق‌نامه‌ها و مدارک مالی باشند که در صورت بروز اختلافات، به عنوان مدرک معتبر عمل میکنند.
پشتیبانی از پژوهش‌ها
آرشیوها منابع ارزشمندی برای محققان و پژوهشگران فراهم می‌آورند. این اطلاعات میتواند به پیشبرد دانش در زمینه‌های مختلف علمی کمک کند.
حفظ اطلاعات دیجیتال
با توجه به دیجیتالی شدن روزافزون اطلاعات، آرشیو دیجیتال اسناد اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. این امر به حفظ اطلاعات در برابر خطراتی مانند خرابی سخت‌افزار، حملات سایبری و تغییرات فناوری کمک میکند.
ایجاد هویت سازمانی
آرشیو کردن اسناد میتواند به ایجاد هویت و برندینگ قوی برای سازمان‌ها کمک کند. این اسناد نشان‌دهنده تاریخچه، ارزش‌ها و دستاوردهای سازمان هستند.
آرشیو اسناد نه تنها برای نگهداری اطلاعات ضروری است، بلکه به عنوان ابزاری برای ارتقاء شفافیت، پاسخگویی، مدیریت دانش و حفظ تاریخ عمل میکند. با توجه به تغییرات سریع در فناوری و جامعه، اهمیت آرشیوها بیش از پیش احساس میشود.
در ادامه، جناب شکیبا،صحبت خود را با توضیحاتی در مورد شرکت دانش بنیان دانش‌همارا آغاز کردند:
شرکت دانش هم آرا فعالیت خود را از اوایل دهه هشتاد با هدف ایجاد سازمان بدون کاغذ در ایران آغاز کرد. در دو دهه فعالیت مستمر در حوزه مدیریت اسناد و مدارک کشور، خدمات و محصولاتی را ارائه شده است که تاثیر قابل توجهی در کاهش وابستگی سازمان‌ها به اسناد و مدارک کاغذی داشته است.
در ادامه ایشان به رونمایی از سامانه آرشیو اسناد و مدارک KEYDOC "کیداک"پرداختند.
شایان ذکر است که این سامانه به طور کامل تحت وب است و با بروزرهای متفاوت قابلیت استفاده دارد.
با توجه به سطوح دسترسی که دارد،کاربر میتواند به هر سطح دلخواهی دسترسی داشته باشد.
جناب شکیبا با ورود به صفحه اصلی سامانه توضیحات اولیه خود را آغاز کردند. در ابتدا با وارد کردن رمز عبور و نام کاربری میتوان به این سامانه دسترسی داشت.
با توجه به اینکه هشتاد درصد کاربران به منظور جستجو در این سامانه از آن استفاده میکنند،پس بحث جستجو و پیمایش در این سامانه حائز اهمیت است.
در صفحه اصلی با کلیک بر روی آیکون جستجو میتوان یک جستجوی ساده را در این سامانه انجام داد. با جستجوی هر عبارتی،تمام دیتاهایی که عبارت مذکور چه در عنوان آن دیتا و یا حتی یادداشت آن سند بکار رفته باشد بازیابی میشود.
علاوه بر جستجوی ساده،این سامانه دارای جستجوی پیشرفته نیز میباشد.به این صورت که با انتخاب بخش جستجوی پیشرفته، میتوان فیلترهایی را برای عبارت مورد جستجو در نظر گرفت.فیلترهایی با معیارهای زمانی،محتوایی،نوع سند و...
شایان ذکر است این فیلتر‌ها برای هر سازمانی که از این سامانه استفاده میکند،قابلیت شخصی سازی دارد.
از موارد دیگری که جناب شکیبا به آن پرداختند،بحث مدیریت سیستم نیز میباشد.دسترسی به مدیریت سامانه از طریق ادمین سیستم صورت می‌گیرد که همچنین ادمین میتواند فایل‌هایی را در سامانه ایجاد کند.
ایجاد ساختار و فایل مد نظر با تایپ‌های مختلف قابل انجام است؛همچنین این سامانه قابلیت آپلود مولتی مدیا را نیز دارد.
از موارد دیگری که در سطح ادمین قابل تغییر است،امنیت سطوح دسترسی میباشد به این منظور که ادمین میتواند محدودیتی را برای دسترسی کاربر به فایل‌ها قرار دهد.
چند مورد از قابلیت‌های این سامانه آرشیو مبتنی بر وب به شرح زیر است:
این سامانه دارای الگوریتم جستجوی فازی است،که به این منظور هنگام جستجو و پیمایش نزدیکترین کلمه و عبارت را به عبارت مد نظر جستجو میکند.
قابلیت تعریف کدینگ و همچنین تزاروس دارد. از مزایای تزاروس نیز میتوان به ساختار کلیدواژه‌های مورد استفاده و همچنین تنوع تایپی اشاره کرد.کدینگ نیز امکان کدگذاری بر روی فایل اسناد و انواع رسانه‌های دیگر همچون فیلم و صوت را دارد.
در این سامانه امکان ثبت یادداشت هم به صورت مستقل و هم به صورت کلیدواژه و بر روی فایل دیتا وجود دارد.در این سامانه امکان ترسیم گراف و فلوچارت(درختواره) نیز وجود دارد و برای هر سازمان با هر دسته بندی این درختواره امکان شخصی‌سازی را دارد.
این سامانه با اتوماسیون اداری هر سازمانی میتواند لینک شود و حتی میتواند به عنوان اتوماسیون اداری نیز مورد استفاده قرار گیرد.
این سامانه مجهز به سیستم OCR است که امکان بارگذاری فایل اسکن شده را به ما می‌دهد.شایان ذکر است جهت بهره بهتر از این قابلیت معیارهای متفاوتی حائز اهمیت است.معیار‌هایی همچون قدمت اسکنر و نویز اسکنری که سند را اسکن کرده است مهم است تا از کیفیت سند نکاهد.بهتر است سند مدنظر به صورت (black and white) و با کیفیت سیصد dpi اسکن شده باشد.از مزایای مهم این سامانه میتوان به ویژگی paperless بودن آن حتی برای آینده اشاره کرد. به این صورت که علاوه براسناد گذشته،برای اسناد آینده هم میتوان از آن استفاده کرد.
در پایان جناب شکیبا خاطرنشان کردند که این سامانه برای راه‌اندازی تنها به یک سرور نیاز دارد و هیچ پیش‌نیاز خاص دیگری را لازم ندارد.
با تهیه این سرور نیز میتوان همراه ماژول‌های مدنظر از این سامانه بهترین بهره‌برداری را داشت.
