تاکید روحانی بر انجام سفرهای خارجی در کمترین روز و بالاترین بازدهی

به گزارش گروه راهبرد خبرگزاری دانا (داناخبر) «محمدعلی سام»، دبیر هیات نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت در گفت وگو با ایرنا از چند و چون 

در ابتدا باید توضیح دهم قانون نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت در سال 1373 توسط مجلس شورای اسلامی تصویب شد و نظارت بر این سفرها برعهده کمیته پنج نفره ای متشکل از نمایندگان وزارت امور خارجه و اطلاعات، رییس هیات نظارت که نماینده رییس جمهوری نیز هست و دو نفر از نمایندگان ناظر قوه مقننه گذاشته شده است و یک نفر نماینده دستگاه مربوطه در سطح معاون وزیر در جلسات هفتگی این کمیته حضور دارد. در این جلسه نمایندگان وزارت امور خارجه، اطلاعات و رییس هیات نظارت حق رای دارند. 

آیین نامه این قانون در سال 1383 توسط دولت نهایی و به دستگاه ها ابلاغ شد که شرایط سفرهای خارجی در آن به طور جزیی مشخص شده است تا برای چه کارها و موضوعاتی کارمندان دولت می توانند به خارج از کشور سفر کنند و دستگاه ها و شرکت هایی نیز شامل آن می شوند که از بودجه دولت استفاده می کنند، یعنی از اموال و ارز دولتی برای رفتن به سفرهای خارجی استفاده می کنند. آن آیین نامه هم آیین نامه کاملی بود که در دولت های قبل از سال 1383 تدوین شده بود. 

از سال 1392 در دولت تدبیر و امید با توجه به اهداف و شعارهای این دولت، مقداری مدبرانه تر به موضوع سفرهای خارجی توجه شد و بحث محتوایی، غیر از ظاهر شکلی قضیه نیز جزو دستور کار این هیات قرار گرفت. هدف اصلی را این گذاشتیم که نفع این سفرهای خارجی نهایتا نصیب مردم شود و آثار آن در سهل و آسان تر شدن ماموریت های خارجی و روان شدن امور کشور و اهداف تعریف شده دستگاه ها در ارتباط با سفرهای خارجی مشهود باشد. 

در هیات نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت، براساس واقعیات، درایت، سوابق و شناختی که اعضا نسبت به موضوع دارند، درخواست های دستگاه ها مورد رسیدگی قرار می گیرد. 

مراحلی که یک سفر خارجی از ابتدا در دستور قرار می گیرد تا زمانی که مصوب می شود، بدین صورت است که در خود دستگاه مربوطه که مشمول قانون نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت است، درخواست به سطح معاون وزیر آن دستگاه ارجاع می شود که رییس کارگروه داخلی سفرهای خارجی دستگاه نیز هست که در نهایت تمام درخواست های ارسالی دستگاه ها به صورت هفتگی در هیات پنج نفره بررسی می شود. 

در کارگروه های داخلی، دستگاه ها درخواست های خودشان را به صورت دقیق مورد بررسی قرار می دهند و در آن جا نیز کمیته ای مشابه هیات نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت وجود دارد. آن کارگروه داخلی بررسی می کند که سفر در راستای وظایف ذاتی آن دستگاه هست یا نیست؟ و تصمیم می گیرد که آن سفر انجام شود یا خیر؟ وقتی تصویب شد، سپس به دبیرخانه هیات نظارت ارسال می شود که براساس قانون مجلس، نهایتاً موافقت این هیات، مجوزی برای سفر کارمند دولت خواهد شد. 

فرم های داخلی کارگروه های داخلی دستگاه ها در گذشته متفاوت بود امّا در حال حاضر آن را یکسان و یک فرم مشترک ایجاد کرده ایم که دستگاه ها براساس آن فرم مشترک، اطلاعات لازم را تکمیل می کنند. به عنوان مثال در این فرم مشترک، دستگاه ها باید دعوت نامه طرف خارجی را نیز برای هیات ارسال کنند یا مامور اعزامی باید به موضوع اشراف داشته باشد یا توان ارتباط گیری و محقق کردن حقوق جمهوری اسلامی ایران را در کشوری که اعزام می شود داشته باشد، همچنین در فرم مشترک کارگروه داخلی نوشته شده که باید گزارش سفر ارایه شود. 

برنامه هایی در هیات نظارت برای بالابردن بازدهی و بهره وری سفرهای خارجی در دستگاه ذیربط تدارک دیده شده است تا در دنیای یکپارچه و الکترونیکی امروزی بهتر بتوان با روش های مجازی به جای روش های سنتی قبلی در امور آموزشی، علمی، کاربردی و قراردادها و مانند آن استفاده کرد. 

جلسات هیات طبق قانون می تواند دو هفته یک بار تشکیل شود اما در حال حاضر جلسات به صورت هفتگی برگزار می شود، درخواست سفرهای خارجی سه قوه در این جلسات مطرح و در مورد آن تصمیم گیری می شود و مواردی موافقت می شود که رای اکثریت را داشته باشد، مواردی نیز برای تکمیل اطلاعات لازم به دستگاه درخواست کننده بازگردانده می شود و برخی موارد نیز مخالفت می شود. تعدادی نیز در دست بررسی و برای کار بیشتر، باقی می ماند تا پس از تکمیل نواقص در جلسه بعدی در مورد آن تصمیم گیری شود. 

درخواست سفرهای خارجی، از حدود 20 سال قبل، از طریق یک سیستم رایانه ای یکپارچه دریافت می شود، این سیستم درتمامی دفاتر روسای کارگروه های داخلی دستگاه ها نصب است که آن ها درخواست های خود را طبق یک فرم مشخص تکمیل کرده و از طریق سیستم به دبیرخانه ارسال کنند و همان لحظه دبیرخانه آن ها را دریافت می کند. سپس در دبیرخانه روی آن درخواست، کارهای لازم انجام می شود تا برای مطرح شدن در جلسه اصلی هیات نظارت آماده شود اما درخواست های آنی، به صورت فوری و ویژه بررسی می شود. 

در اصل، دستگاه ها باید یک ماه قبل از تاریخ سفر درخواست های خود را ارسال کنند اما برخی درخواست ها حالت فوری و آنی دارد که آنها خارج از جلسه مورد رسیدگی قرار می گیرد و ان شاءالله تا چندهفته آینده سیستمی که در واقع PAPERLESS است، داخل اتاق اعضای هیات نصب می شود که به صورت آنلاین تمام اعضا می توانند درخواست را ببینند و برای موارد فوری نظرشان را بنویسند، سپس دبیر هیات، براساس نظر قابل قبول و اکثریت آرا، تصمیم را به دستگاه ذیربط ابلاغ می کند. 

اعلام موافقت و مخالفت هیات نظارت، توسط سیستم انجام می شود و به صورت دستی نیست. در واقع یکی از بانک های اطلاعاتی بسیار غنی در خصوص سفرهای خارجی دولتی، همین دبیرخانه هیات نظارت است که از حدود 20 سال پیش تمام اطلاعات مربوط به تمامی سفرهای خارجی همه دستگاه ها را در بانک اطلاعاتی خود دارد که می تواند در جای خود، مورد استفاده قرار گیرد. 

موضوعات سفرهای خارجی بسیار متنوع و به تعداد موضوعاتی است که در سراسر کشور و در دستگاه ها وجود دارد، بنابراین باید از چند جنبه در هنگام تصمیم گیری دقت شود. نخست از لحاظ بودجه ای و مالی مورد توجه قرار گیرد و با توجه به تاکید رییس جمهوری مبنی بر این که سفرها باید با حداقل روزها و تعداد و با بالاترین بازدهی و بهره وری انجام شود و سفرهایی که بازده کمی برای کشور دارد به حداقل برسد، تلاش هیات نظارت بر این است که سفرهای با بیشترین کارکرد را تصویب کند تا بیشترین نفع را عاید کشور سازد. 

برخی از سفرها برای حضور دستگاه ها در مجامع بین المللی انجام می شود. از سال گذشته تاکنون حضور ایران در مجامع بین المللی فعال تر شده و باعث خوشحالی است که سفرهای کارمندان و ماموران دولتی از کشورهای متوسط به کشورهای در حال توسعه و توسعه یافته تغییر جهت پیدا کرده است و این نشان دهنده آن است که اوضاع به سمت بهبودی و وضعیت مساعدتر پیش می رود. 

با توجه به تدابیر اتحاذ شده، از لحظه آغاز به کار دولت جدید در سال گذشته تاکنون، هیات نظارت به دنبال انتقال تجربیات سفرها در دستگاه های مختلف بوده است. وقتی این تجارب در یک بولتن قرار گیرد و همه بتوانند از طریق سیستم دریافت کنند، سفرهای موازی کمتر شده و سفرهای غیرضرور نیز انجام نخواهد شد. استفاده از فناوری های جدید نیز می تواند برای کاهش سفرها، افزایش کارایی و انتقال تجربیات سفرهایی که موضوعاتش تقریباً مشترک است؛ موثر باشد. 

به عنوان مثال اگر قرار است خریدی انجام شود یا در مجامع بین المللی حضوری صورت پذیرد، بهتر است از تجربیات گذشتگان استفاده و تجربه جدید نیز به اشتراک گذاشته شود تا هر دستگاه دیگری نیز بتواند از این اطلاعات استفاده کرده و خود را به روز کند. 

هیات نظارت باید چندجنبه را در دادن مجوز برای انجام سفر خارجی کارکنان مدنظر قرار دهد، جنبه های سیاسی، امنیتی، کارایی و بسیاری مسایل دیگر و این که در نهایت به نوعی به نفع کشور یا افزایش تولید ناخالص ملی باشد. وظیفه هیات نظارت برای بررسی سفرها نیز بسیار سنگین و دقیق است. 

در شرایط کنونی، لازم است از لحظه شکل گیری یک سفر خارجی در دستگاه، تنظیم و متناسب سازی تعداد سفرها و هزینه های سفرها را به عنوان یک اصل درنظر بگیریم یعنی بدون این که لطمه ای به رتق و فتق امور جاری و آتی دستگاه وارد شود با هزینه های مناسب، به همان نتیجه موردنظر خود برسند. 

لذا بهتر است در سفرها از افراد خبره بیشتر استفاده شود که می توانند کار چند نفر را انجام دهند. این موضوع حالت موقتی دارد و مربوط به شرایط فعلی کشور است. پیشنهاد ما این است که به خاطر مسایلی همچون تحریم ها، کاهش قیمت نفت و بالا رفتن قیمت ارز، دستگاه ها باید بیشتر رعایت کنند. البته مسایل را خودشان درک می کنند اما باید با درک و توجه بیشتری به این قضیه نگاه کنند. 

از این مطلب هم غافل نیستیم که به هر حال ایران باید در مجامع بین المللی و اقتصادی بسیار موثر و کامل شرکت کند؛ دستگاه ها از حقوق کشور دفاع کنند؛ کارشناسانی که به سفرهای خارجی اعزام می شوند، بسیار خبره هستند و آن چیزی که مربوط به خارج از کشور است توسط همین کارشناسان خبره دستگاه ها حق و حقوق کشور گرفته می شود. 

اگر در مجامع بین المللی مصوبه ای در راستای منافع کشور تصویب می شود با تلاش همین کارشناسان دستگاه هاست که این توفیق به دست می آید و باید بگویم که آن ها دلسوز کشور هستند و اگر هیات نظارت نیز نباشد آنها کار خود را به خوبی انجام می دهند. فقط برای برخی مسایل لازم است این هیات، نظرات خود را اعمال و بر روی رفتن یا نرفتن و چگونه رفتن سفرها تصمیم بگیرد. 

ما از لحاظ سیستمی در حال تقویت کردن این هیات هستیم، زیرا حجم کار به حدی بالا است که به صورت دستی امکان پذیر نیست. بخشی از انتقال تجربیات در داخل خود دستگاه انجام می شود، مثلا سفرهای خارجی که در دستگاه ها انجام می شود آن دستگاه با برگزاری یک سمینار برای زیرمجموعه خود، تجربیات حاصل شده را توضیح و شرح می دهد اما ما باید انتقال تجربیات بین دستگاهی را نیز تقویت کنیم. 

بررسی سفرهای خارجی در سه سطح انجام می شود؛ 

1-سفر وزرا در هیات دولت مطرح و مصوب می شود.

2- مقامات و همطراز معاونین وزرا در ستاد هماهنگی امور اقتصادی وزارت امور خارجه مطرح می شود.

3- سفرهای پایین تر از معاونین وزیر نیز از هر سه قوه، در هیات نظارت مطرح می شود. 

برای این که سفرها به صورت متمرکز مورد نظارت قرار گیرد و از ابعاد مختلف سیاسی، امنیتی، علمی و غیره، نظارت وجود داشته باشد، این هیات تشکیل شده است. 

به اعتقاد بنده نظارت خوب، نظارتی است که بیشتر جنبه ایجابی و نه سلبی آن، در نظر گرفته شود. حذف سفر، پاک کردن صورت مساله است باید مساله را حل کرد، روی کیفیت سفر نظارت کرد تا بهتر شود. ما مسیر خوبی را آغاز کرده و پیش می رویم و بازخوردهای آن نیز خوب و مثبت بوده است، هنگامی که شخصِ مامور، موظف به ارایه گزارش سفر باشد یا دستگاه بداند گزارش سفرش در همه موضوعات، جای دیگری غیر از دستگاه خود، استفاده می شود و از آن بهره می برد، گزارش آن کاملتر خواهد شد. 

دستگاه ها باید طبق قانون این گزارش ها را ارایه می کردند اما در برهه ای از زمان ارایه آن پررنگ تر و در برهه زمانی دیگر کم رنگ تر بوده است. اعتقاد من این است وقتی ارایه گزارش سفر خارجی پررنگ تر دیده شود درصد درست تر و دقیق تر انجام شدن سفرهای خارجی نیز بیشتر می شود. 

در ارایه آمار کلی می توان گفت در 9 ماهه اول سال 1391 حدود 126 هزار و 372 نفر روز سفر انجام شده و در 9 ماهه اول سال 1393؛ 92 هزار و 126 نفر روز سفر انجام شده که حدود 25 درصد کاهش داشته است. 

به سادگی و بدون تجزیه و تحلیل نمی توان گفت سفرها کیلویی انجام می شود، این مطلب باید مورد به مورد و مصداق به مصداق مورد بررسی قرار گیرد، به خاطر همین است که بحث محتوایی و بالابردن بازدهی سفرها و دستگاه های دولتی خود بیش از دیگران توجه ویژه دارند که سفرها با برنامه و هدف و با بازدهی بالا و بدون ریخت و پاش انجام شود و نمی توان گفت که این سفرها کیلویی انجام شده است. 

بحث رای گیری در هیات نظارت اهمیت بسیاری دارد باید نظر به اجماع برسد. نمایندگان مجلس نیز به عنوان ناظر در هیات حضور دارند، ما سعی می کنیم همه اعضا چه ناظرین و چه اعضای اصلی با هم به اجماع و اقناع برسیم که اگر به اجماع نرسیم نهایتا به رای گیری کشیده می شود و براساس رای گیری طبق قانون و آیین نامه می توانیم با دو رای از سه رای کسب شده از اعضا (نه ناظرین) آن را ابلاغ کنیم. 

گاهی اوقات به علت اقناع نکردن یکدیگر، ضمن سوال مجدد از دستگاه یا دعوت از نماینده دستگاه با حضور در جلسه پس از ارایه توضیحات و قانع شدن، رای صادر می شود و این کاری اصولی و منطقی است که پس از اخذ برنامه های سفر و زمان بندی آن انجام می شود. 

تمام تلاش ما در دبیرخانه این است شرایط و مستندات را به گونه ای برای هیات آماده کنیم که بهترین و بهینه ترین تصمیم گرفته شود، وقتی همه چیز مشخص، شفاف و مستندات آن کامل باشد، تصمیم گیری بسیار آسان می شود. هنگامی که صفر تا 100 برنامه های هر سفری مشخص باشد، زاویه پنهانی باقی نمی ماند.