میلیون‌ها نفر در سراسر جهان از برنامه مایکروسافت اکسل برای انجام انواع وظایف اداری و بهره‌وری استفاده می‌کنند. اکسل برنامه‌ای نسبتاً آسان است و اکثر مردم خیلی سریع با طرز استفاده ابتدایی آن آشنا می‌شوند اما در این میان ترفندهایی هم برای کار کردن بهتر با این برنامه وجود دارد.
تقی حسن زاده، پایگاه خبری دانا، سرویس دانش و فناوری؛ برای تسلط واقعی بر آن، می‌توانید سال‌ها روی امکانات بی‌پایان آن کار کنید. در این مقاله قصد داریم نگاهی گذرا به برخی از 10 میانبر، راهنمایی و ترفند برتر که به شما در استفاده از اکسل کمک می‌کنند، بیاندازیم.
1) میانبر برای انتخاب منو
مانند بسیاری از برنامه‌های دیگر، اکسل دارای میانبرهای صفحه‌کلید است که در آن برنامه‌ریزی شده‌اند، بنابراین لازم نیست برای انتخاب منوها کلیک کنید یا برای انجام کاری در منوهای متعدد جابجا شوید.
تنها مشکل این است که میانبرهای زیادی وجود دارد و فهرست کردن همه آنها در اینجا شدنی نیست. با این حال، سال‌هاست در اکسل می‌توان بدون به خاطر سپردن کلیدهای میانبر، به گزینه‌های منو دسترسی پیدا کرد.
فقط ALT را فشار دهید تا نشان دهید به کدام بخش روی نوار نیاز دارید (مثلاً میانبر منوی Insert کلید N است) و سپس کلید(های) هر گزینه را مشاهده خواهید کرد. از طرف دیگر، برای برخی ابزارها قرار دادن نشانگر ماوس روی گزینه مورد نظر، کلید میانبر مربوطه را نیز نمایش می‌دهد.
به عنوان مثال، میانبر برای 3D Shapes ابتدا کلید ALT، سپس N، به دنبال آن S و در نهایت 3 است. همه آنها را با هم فشار ندهید — هر کلید را پس از دیگری فشار دهید. اگر می‌خواهید تمام میانبرهای خاص را ببینید، مایکروسافت لیست کاملی از کلیدهای میانبر برای تمام نسخه‌های اکسل ارائه داده است.
2) برای تکمیل خودکار ستون دوبار کلیک کنید
اگر سلول‌های زیادی دارید که باید یک فرمول را برای آنها اجرا کنید، نیازی نیست سلول فرمول اصلی را در بقیه سلول‌ها بکشید یا کپی کنید.
به سادگی نشانگر ماوس را در گوشه پایین سلول قرار دهید تا شکل آن به + تغییر کند. سپس دوبار کلیک کنید و فرمول به تعداد سلول‌هایی که ستون مجاور دارد، کپی می‌شود.
همین کار را می‌توان با استفاده از صفحه کلید (سریعتر) انجام داد: از CTRL + D برای پر کردن یک یا چند سلول انتخابی استفاده کنید.
3) ساختن نمودارها و نمودارها به روش حرفه‌ای
ارائه داده‌ها در قالب چارت یا گراف یکی دیگر از وظایف اصلی اکثر کاربران اکسل است. با این حال انواع و گزینه‌های قالب‌بندی زیادی برای انتخاب وجود دارد، بنابراین همیشه آسان نیست که بدانید از چه چیزی باید استفاده کنید یا چگونه کاری را انجام دهید.
در اینجا چند نکته برای مرتب نگه داشتن نمودارهای شما ذکر خواهد شد.
اول از همه، مطمئن شوید که نوع نمودار مناسب را با داده‌هایی که دارید تشخیص می‌دهید؛ برای مثال، داده‌های متغیرهای طبقه‌بندی شده (به عنوان مثال درآمد سه ماهه، تعداد فروش یک کالای مشخص) باید با استفاده از نمودار میله‌ای یا دایره‌ای نمایش داده شوند یا یک نمودار خطی داده‌های مجموعه‌ای از متغیرهای پیوسته (مثلاً نرخ واکنش در مقابل غلظت) باید با استفاده از نمودارهای پراکندگی XY نمایش داده شوند.
نمودارهای تعبیه‌شده در شیت‌ها را می‌توان با نگه‌داشتن ALT در هنگام جابجایی یا با فعال کردن Snap to Grid در گزینه‌های قالب نمودار با مرزهای سلول تراز کرد (روی نمودار کلیک کنید، سپس ALT، J، A، A، A، P را فشار دهید. ).
همچنین، احساس نکنید که لازم است به هر نموداری که می‌سازید، توضیحات اضافه کنید: در نمودارهای دایره‌ای، اغلب فضای زیادی برای اضافه کردن آن اطلاعات به خود برش‌ها وجود دارد، اما در مورد نمودارهای میله‌ای به ندرت چنین است.
اگر می‌خواهید دو نوع نمودار مختلف را در یک نمودار نمایش دهید، می‌توانید این کار را با انتخاب کردن داده‌هایی که می‌خواهید در همان نمودار نشان دهید و سپس Combo را از پنجره انتخاب نمودار (ALT، N، K) انتخاب کنید.
توجه داشته باشید که هنگام ساخت یک نمودار ترکیبی، ایده خوبی است که یکی از سری‌های داده را روی یک محور ثانویه قرار دهید؛ به این معنی که می توانید دو مقیاس عمودی مختلف را نشان دهید و ارزش نمودار را افزایش دهید.
4. قفل کردن مقدار یک سلول
هنگام کپی کردن فرمول ها در سلول ها، گاهی اوقات می خواهید همیشه از یک مقدار ثابت در برابر بقیه استفاده کنید. برای قفل کردن سلول، سطر یا ستون در یک فرمول، باید قبل از حرف یا عدد یک علامت دلار اعمال کنید.
بنابراین فرض کنید فرمول =C3*D3 است و می‌خواهیم به مقدار سلول C3 بچسبیم و همیشه از مقدار در سلول C3 استفاده کنیم.
فرمول اکنون به صورت =$C$3*D3 خوانده می شود و همیشه از C3 استفاده می کند، مهم نیست فرمول را در کجا کپی می‌کنید.
یک راه سریع به جای تایپ کردن علامت $ هنگام تایپ فرمول، زدن F4 در صفحه کلید است. با انتخاب کردن یک کاراکتر، مانند برچسب ستون و سپس فشار دادن F4، به خوبی عمل می‌کند.
کلید تابع F4 همچنین می تواند در اکسل برای تکرار آخرین عمل استفاده شود، به عنوان مثال، اگر سلولی را به رنگ خاصی سایه زده اید و می خواهید همان عمل را در سلول دیگری تکرار کنید، کافی است F4 را فشار دهید.
5. یک بار تایپ کنید، چندین سلول را پر کنید
اگر نیاز دارید که داده‌های یکسانی را در چندین سلول وارد کنید، یک راه سریع برای انجام این کار وجود دارد. سطر، ستون یا سلول هایی را که می خواهید همان مقدار را به آن اضافه کنید، انتخاب کنید.
توجه داشته باشید، اگر سلول‌ها در شیت پراکنده هستند، در حالی که روی سلول‌های مورد نظرتان کلیک می‌کنید، کلید CTRL را نگه دارید.
در حالی که سلول های مدنظر همگی انتخاب شده هستند، مقداری را که می خواهید وارد کنید (متن و/یا اعداد) تایپ کنید، سپس CTRL + Enter را فشار دهید. اکنون تعداد زیادی سلول جدید خواهید داشت که همه به صورت یکسان پر شده‌اند.
6. جداول سریع، نمودارهای سریع، تجزیه و تحلیل سریع
جداول روشی عالی برای ارائه داده‌ها برای خواندن آسان‌تر هستند و راهکار سریعی برای ایجاد آنها وجود دارد. سلول‌های مورد نظر خود را در جدول انتخاب کنید، ALT و سپس N و سپس T را فشار دهید.
پنجره‌ای را مشاهده خواهید کرد که چیزی را که انتخاب کرده‌اید، تأیید می‌کند؛ بنابراین پس از این، فقط Enter را فشار دهید. خواهید دید که فیلترهای خودکار برای هر ستون و یک برچسب در گوشه سمت راست پایین وجود دارد که با کلیک کردن و نگه داشتن آن، همیشه می‌توانید سطرها یا ستون‌های اضافی را بکشید.
در حالی که جدول شما تمام شده است، روی هر قسمت از آن کلیک راست کرده و گزینه Quick Analysis را در وسط انتخاب کنید. در اینجا، می‌توانید به سرعت قالب جدول را تغییر دهید، برخی از محاسبات خودکار و قالب‌بندی شرطی، نمودارها و جدول محوری را اضافه کنید.
7. تحلیل آسان جداول بزرگ
گاهی کاربران اکسل مجبور هستند، جداول بزرگی از داده‌ها را بررسی کنند. مرور آنها، برای مقایسه جنبه‌های مختلف، می‌تواند خسته کننده باشد و هنگام تلاش برای خواندن اطلاعات منجر به خطا شود.
جداول محوری (Pivot) به شما این امکان را می‌دهند که داده‌ها را فقط بر اساس بخش‌هایی که می‌خواهید فیلتر کنید و به این ترتیب تجزیه و تحلیل و خلاصه کردن اطلاعات از یک مجموعه داده بزرگ را آسان‌تر می‌کند. جداول محوری هرگز بر جدول اصلی تأثیر نمی‌گذارند، بنابراین می‌توانید جداول محوری را بدون نگرانی در مورد حذف یا جابجایی داده‌های مهم برش داده و تغییر دهید.
فرض کنید جدولی شبیه به جدول زیر دارید و فقط می‌خواهید چند قسمت از آن را با هم مقایسه کنید، اولین قدم فشار دادن ALT، سپس N، V و در نهایت T است.
یک پنجره جدید باز می شود، مطمئن شوید که کل جدول، از جمله سرصفحه های ستون و سطر را انتخاب کرده اید. سپس تصمیم بگیرید که آیا می خواهید جدول محوری در همان شیت باشد یا در یک شیت جدید. سپس Enter را فشار دهید.
با یک جدول خالی روبرو خواهید شد و در سمت راست صفحه، منویی قرار دارد که می‌توانید انتخاب کنید که کدام ستون‌ها را می‌خواهید ببینید.
به‌طور پیش‌فرض، فرآیند به هر ستون نمایش داده شده یک مجموع اضافه می‌کند، اما با رفتن به بخش Values در گوشه، به راحتی تغییر می‌کند. بر روی فلش منوی کشویی کلیک کنید، گزینه پایین را انتخاب کنید و هی از قبل!
اکنون می‌توانید برچسب سفارشی خود را اضافه کنید و آنچه را که نشان داده می‌شود به مجموعه‌ای از خلاصه‌های مختلف تغییر دهید. برجسته کردن یک سلول خلاصه، سپس فشار دادن ALT، J، T و سپس G، در صورت نیاز به تغییر، پنجره گزینه‌ها دوباره باز می‌گردد.
تسلط بر استفاده از جداول محوری می‌تواند به بهره‌وری کمک کند، یا حداقل، به هم ریختگی بزرگ داده‌ها را به چیزی بسیار قابل هضم‌تر تبدیل کند.
8. جداول خود را نامگذاری کنید
با این که یافتن مقادیر در یک جدول بزرگ به سادگی با استفاده از تابع جستجو (CTRL+F) کاملاً امکان پذیر است، گاهی اوقات بهتر است با دادن یک نام منحصر به فرد به بخش‌های مختلف جدول، همه چیز را سازماندهی کنید.
برای انجام این کار، قسمتی از جدول را که می‌خواهید نامگذاری کنید، انتخاب کنید، سپس به قسمت Formulas (ALT, M) بروید یا بر روی قسمت انتخاب شده کلیک راست کنید. گزینه Define Name را می‌بینید و با کلیک بر روی آن پنجره جدیدی باز می‌شود.
نامی را که می‌خواهید این بخش از جدول داشته باشد را وارد کنید. مطمئن شوید که از کاراکتر space استفاده نمی‌کنید. در این مرحله می‌توانید نظرات خود را اضافه کنید تا به دیگران کمک کنید بدانند این نام به چه چیزی اشاره دارد.
هنگامی که تمام قسمت‌هایی را که می‌خواهید نامگذاری کردید، می‌توانید با استفاده از کادر نام، سمت چپ فیلد فرمول، یا رفتن به منوی View (ALT, W) و انتخاب Navigation (ALT, W, K) به آنها بروید.
در اینجا همه بخش‌های نامگذاری شده شیت را مشاهده می‌کنید و با کلیک بر روی هر یک از آنها مستقیماً به آن قسمت می‌روید. شما می‌توانید به سرعت نام‌ها را توسط Name Manager (ALT, M, N) ویرایش یا حذف کنید.
9. داده‌ها را بین ردیف‌ها و ستون‌ها به روش حرفه‌ای جابجا کنید
اگر جدولی دارید که در آن داده‌ها در ردیف‌ها (به صورت افقی) مرتب شده‌اند، اما می‌خواهید آنها را در ستون‌ها قرار دهید، یا برعکس، یک راه سریع برای انجام این کار وجود دارد. هر چیزی را که می‌خواهید تغییر دهید انتخاب و سپس آن را کپی کنید (CTRL+C).
سپس یک سلول در جایی انتخاب کنید، کلیک راست کرده و Paste Special را انتخاب کنید. اگر منوی باز شده فهرستی از کلمات است، روی Transpose کلیک کنید، اما اگر فقط می‌توانید تعدادی آیکون را ببینید، آیکونی را که در زیر نشان داده شده است انتخاب کنید.
این روش برای تغییر از ردیف به ستون و بالعکس کار می کند؛ حتی می توانید داده های تغییر یافته را روی طرح اصلی قرار دهید.
10. حقایق سریع در مورد داده های شما
گاهی اوقات، وقتی به انبوهی از مقادیر در یک شیت نگاه می‌کنید، تنها چیزی که می‌خواهید یک میانگین سریع، کل یا حتی مجموع یک انتخاب است، نه از یک سطر یا ستون کامل. البته می‌توانید این کار را با یک فرمول انجام دهید، اما جدیدترین نسخه‌های اکسل این کار را به‌طور خودکار برای هر انتخابی انجام می‌دهند.
مقادیری را که می‌خواهید بررسی شود، انتخاب کنید و سپس به نوار پایین پنجره اکسل نگاه کنید…
میانگین (میانگین حسابی)، تعداد (تعداد سلول‌ها) و مجموع مقادیر را خواهید دید. روی هر یک از آنها کلیک کنید و آن شکل برای استفاده بعدی در کلیپ‌بورد کپی می شود.
