راهکارهایی برای یافتن روش های صحیح مدیریت زمان
خیلی از ما به این فکر کرده ایم که ای کاش روز ما ساعات بیشتری داشت، ای کاش هفته ما روزهای بیشتری داشت. همیشه فکر می کنیم اگر زمان بیشتری در دسترس داشتیم احتمالا کارهای بزرگتری انجام می دادیم و در نتیجه در زندگی پیشرفت بیشتری می کردیم.
مجید یوسفی؛ خبرگزاری دانا، گروه فرهنگ؛ خیلی از ما انسان ها وقتمان را صرف شرکت در کلاس های مدیریت زمان می کنیم و تلاش می کنیم در زمانی که در اختیار داریم. کارهای بیشتری انجام دهیم.اما آیا تکنیک هایی که ما برای مدیریت زمان یاد می گیریم و حرف هایی که درباره مدیریت زمان به ما گوشزد می شود، واقعا به نتیجه گرفتن بهتر کمک می کند؟
نمی دانم که آیا شما هم جزو این گروه هستید یا نه ولی احتمالا افراد زیادی را بشناسید که مدیریت زمان مثل یک تب، یک مدتی تمام زندگیشان را دربرمی گیرد؛ لیست های بلند از کارها، نرم افزارهای مختلف برای انجام وظایف روی موبایل شان نصب می کنند و تمام سعی شان را می کنند که همه زمان زندگیشان را مدیریت کنند و به طور منظم جلو ببرند. معمولا این اتفاق برای مدت کوتاهی ادامه دارد و بعد از یک هفته یا یک ماه این تب از بین می رود و دوباره همه چیز به حالت عادی خودش برمی گردد و زندگی قبلی از سر گرفته می شود.
در این نوشتار قصد داریم که در مورد نباید های مدیریت زمان صحبت کنیم. اشتباهاتی که با هدف مدیریت زمان انجام می دهیم اما هیچ کمکی به مدیریت زمان ما نمی کند.
اولین فرض اشتباهی که در مورد مدیریت زمان داریم این است که فکر می کنیم با کمتر خوابیدن و بیشتر بیدار ماندن می توان زمان را بهتر مدیریت کرد. البته بدیهی است فردی که در 24 ساعت شبانه روز 12 ساعتش را می خوابد، باید فکری برای یافتن علت زیاد خوابیدنش و چگونگی کمتر خوابیدن بکند. اما واقعیت این است که اگر من 6تا8 ساعت در شبانه روز می خوابم، اشتباه است که فکر کنم با کمتر کردن زمان خوابم به 2 تا3 ساعت در شبانه روز می توانم زمانم را بهتر مدیریت کنم.کسی که نتواند آن 16 الی 17 ساعت بیداری اش را مدیریت کند و نتیجه دلخواهش را بگیرد، احتمالا با 21 الی 22 ساعت زمان در اختیارش هم نمی تواند به نتیجه مطلوبش برسد.به عبارت دیگر ما باید بتوانیم زمانمان را بهتر مدیریت کنیم، نه اینکه زمانی را که نمی توانیم مدیریت کنیم را افزایش دهیم. بنابراین اگر من زمان مدیریت نشده خودم را افزایش می دهم و کمتر می خوابم و بیشتر کار می کنم و دنبال انواع و اقسام نوشیدنی ها و خوراکی ها برای افزایش انرژی و انواع مواد شیمیایی برای کم کردن خواب هستم، احتمالا مسیر مدیریت زمان را غلط رفته ام و شبیه کارگری می شوم که برای اینکه بتواند ارتقای شغلی داشته باشد،ساعات کاری اش را افزایش می دهد.
اشتباه دیگر ما در مدیریت زمان این است که ما معمولا فهرستی از کارهایمان را تنظیم نمی کنیم تا بدانیم چه کارهایی برای انجام دادن داریم و خیال می کنیم که ذهن قوی ای داریم و می توانیم فهرست همه کارهایی را که می خواهیم انجام بدهیم را در ذهنمان مرور کنیم. هر مسئله جدیدی که در طول روز برای ما مطرح می شود و ما آن را به سرانجام نمی رسانیم، گوشه ای از ذهنمان را به خودش اختصاص می دهد، بدون اینکه متوجه آن باشیم. وقتی همسر من تاکید می کند در مسیر برگشت به خانه یک کیلو پیاز بگیر و من به ذهنم می سپارم که یادم باشد که قبل از رفتن به خانه یک کیلو پیاز بگیرم و بعد به خانه بروم، در تمام روز و در لابلای انبوه کارها و فعالیت های روزانه ام آن یک کیلو پیاز حضور دارد. در ناخودآگاه ذهنم هر وقت کارهایم را می شمارم که برای مثال فلان چک را نقد کنم، بند ساعتم را عوض کنم، فلان نامه را برای مدیرم بنویسم، ناخواسته این هم فهرست می شود که عصر یک کیلو پیاز هم بخرم. به همین دلیل است که توصیه می شود همیشه هر کاری را که قصد انجام دادن آن را داریم، اگر بر روی کاغذ بیاوریم عملا آن کار را از ذهنمان خارج کرده ایم و مطمئن هستیم که در جایی ثبت شده ونیازی نیست که ناخودآگاه ذهن من در گیر بخاطر سپردن و به یاد آوردن آن کار بشود. اما گاهی اوقات ما از آن طرف بام می افتیم؛ یعنی خیلی وقت ها فهرست های بلند بالایی از کارهایی که باید انجام بدهیم را می نویسیم.نوشتن هر چیزی در فهرست کارها می تواند پردردسر و خطرناک باشد. اولین مشکلی که در این حالت می توانیم با آن مواجه شویم این است که خیلی از کارهایی که زمان کوتاهیی برای انجام دادن نیاز دارند را هم وارد فهرست کارها می کنیم.برای مثال من می خواهم یک پیامک تشکر بابت مهمانی دیشب به دوستم بفرستم. این کار که حدودا 30 ثانیه وقت لازم دارد، یک دقیقه برای یافتن دفترچه ام سپری می شود، 30 ثانیه برای نوشتن بایستی وقت بگذارم و بعد هر وقت فهرست کارهایم را نگاه می کنم یادآوری می کنم که یک وقت آزادی اگر پیدا کردم یک پیامک خوب و طولانی انتخاب می کنم و برای دوستم می فرستم و از او تشکر می کنم و بالاخره در طول روز ممکن است اعصابم خورد شود و یا حوصله نداشته باشم و یک پیامک خشک و خالی برای دوستم بفرستم. من برای یک کار سی ثانیه ای چند دقیقه وقت خودم را صرف کردم. به همین خاطر یکی از اصول مهم مدیریت زمان تهیه فهرست کارها می باشد، اما کارهایی که مدت زمان زیادی برای اجرایش نیاز داریم.بهتر است یک قرار با هم بگذارین؛ اگر کاری کمتر از دو الی سه دقیقه از ما وقت می گیرد را هرگز وارد فهرست کارها نکنیم و همان لحظه آن کار را انجام بدهیم؛ مگر اینکه آن کار بایستی در زمان دیگری انجام بشود و الان قابل انجام نیست. در اینصورت قطعا نوشتن آن کار در فهرست کارها منطقی به نظر می رسد.
این نوشتار ادامه دارد...
