چگونه مدیریت زمان نداشته باشیم! (2)

اشتباه دیگری که ما در مبحث مدیریت زمان می کنیم، استفاده از ابزارهای متعدد است.برخی افراد ممکن است برای مدیریت زمان از یک دفترچه استفاده کنند؛ یک دفترچه کوچک که داخل جیب هم جا می شود و هر زمانی هم بخواهد می تواند از آن استفاده کند و کارهایش را یادداشت کند و نکاتی که به ذهنش خطور می کند را می نویسد و سر فرصت آن ها را پیگیری میکند.

بعضی افراد هم برای راحتی این کار را با نرم افزار های موبایلی انجام می دهند. امروزه روی هر موبایلی که داشته باشیم حتی ساده ترین موبایل ها برنامه های مختلفی برا ثبت کارها وجود دارد که می توان کارهای روزانه را در آن یادداشت کرد . افرادی که استفاده زیادی از کامپیوتر دارند ممکن است از نرم افزار هایی که بر روی کامپیوتر نصب می شود استفاده کنند. کسی که اکثر اوقات لب تاب یا کامپیوترش در حال استفاده است ترجیح می دهد یک صفحه ای هم برای یادداشت کردن کارهایش باز کند. همه این ابزار ها می توانند خوب باشند اما به شرطی که از یکی از آنها استفاده بشود. برخی افراد بخاطر شهوتی که در استفاده از تکنولوژی دارند برخی کارهایشان را در لب تاب شان ثبت می کنند و قسمت دیگری از کارها را هم در موبایل شان یادداشت می کنند و یک سری از کارها را هم روی کاغذ رنگی چسبان می نویسد و در اتاقش یا روی یخچال یا میز ناهار خوری یا مانیتور می چسباند. اتفاقی که می افتد این است که این احساس ایجاد می شود که نه تنها این مدیریت زمان ذهن من و فضای اطراف من را خلوت نکرده است بلکه شلوغ تر کرده و از همه طرف مورد هجوم کارها هستم. قبلا فقط همسرم به من دستور میداد که چه کاری را انجام دهم؛ الان چشمم که به صفحه کامپیوتر می افتد تا کار انجام نشده می بینم، درب یخچال را که می خواهم باز کنم تا کار نوشته شده در برگه های کاغذی چسبان نگاهم را به خودش خیره می کند. تلفن همراهم را که میبینم 5 کار ثبت شده برایم یادآوری می شود و عملا بجای آرام شدن عصبی تر می شوم. باید گفت مدیریت زمان اگر به ما حس آرامش را تزریق نکند در مسیر اشتباهی قرار گرفته است و صرفا به ابزاری برای کار کشیدن از ما تبدیل می شود.

اشتباه رایج دیگری که در مدیریت زمان وجود دارد این است که فکر می کنیم انجام دادن همزمان چند کار می تواند استفاده بهتری از زمان برای ما داشته باشد. حالا این کار به شکل های مختلف روی می دهد. مثلا من دانشجو هستم 5 کتاب را روبه روی خودم باز میکنم، یک کتاب درس دانشگاه، یک کتاب رمانی که دلم می خواهد بخوانم، یک سایت خبری که قصد چک کردن آن را دارم و یک دفترچه خاطراتی که می خواهم خاطرات امروز را در آن بنویسم و... یا مثلا کسی که عمده کارهایش با لب تاب است ده ها نرم افزار و صفحه اینترنتی را با هم باز میکند؛ یکجا ایمیل اش را چک می کند، یکجا شبکه های اجتماعی اش را رصد می کند و...در گذشته این تلقی وجود داشت که افرادی که چند کار را به صورت موازی جلو می برند استفاده بهتری از زمان را خواهند برد. اما امروزه تحقیقات نشان می دهد بسته به توانایی و شخصیت ما معمولا کسانی که چند کار را موازی با هم انجام می دهند 20 تا 40 درصد کارایی شان افت می کند. با یک مثال می توان این اتفاق را توضیح داد.

فرض کنید من می خواهم هم کتاب درس دانشگاه را بخوانم هم یک رمان تاریخی. یک ربع درس می خوانم بعد برای استراحت یک مان می خوانم بعد دوباره بیست دقیقه درس می خوانم دوباره برای استراحت رمان میخوانم. چه اتفاقی می افتد؟ هر بار که به کتاب درسی دانشگاه بر می گردم ذهنم در آن فضا نیست و یک مدت زمانی نیاز دارم تا آماده شوم در آن فضا ذهنم برگردد و هر بار که می خواهم آن را رها کنم ذهنم شروع می کند به جمع بندی کردن که تا الان چی چیزی خواندم. شاید درباره هواپیما شنیده باشید که هواپیما قسمت عمده سوختش را موقع بلند شدن و فرود آمدن مصرف می کند و کمترین مصرف سوخت هواپیما برای زمانی است که در آسمان در حال پرواز است . این مثال در همه کارها مصداق دارد . من قسمت زیادی از انرژی ام در مطالعه را باید صرف همت برای شروع و باز کردن کتاب و آماده کردن ذهنم برای مطالعه و شروع به مطالعه کردم بکنم و بخش بعد هم برای زمانی است که باید مطالعه را تمام کنم و بایستی به ذهنم بسپارم که تا کجا خوانده ام و جمع بندی چه شد. اما زمانی که در حال خواندن اصل کتاب هستم خیلی انرژی نمی گیرد. بنابراین فردی که دائم از این کتاب به آن کتاب از این پنجره به آن پنجره کامپیوتر، از موبایل به لب تاب و از لب تاب به کتاب منتقل می شود، عملا در حال تلف کردن قسمت عمده ای از انرژی خود است. به همین دلیل توصیه می شود که ما زمان مان را به بلوک های مشخصی تقسیم کنیم؛ مثلا سی دقیقه یا چهل و پنج دقیقه، بسته به توانایی و شرایط ذهنی افراد و در آن مدت فقط به یک کار فکر کنیم . اگر من می خواهم ایمیل جواب بدهم در آن زمان مشخص شده هیچ کار دیگری انجام ندهم. اگر برای یاد دادن درس به بچه هایم یک ساعت وقت تعیین کرده ام خودم را موظف کنم که در آن یک ساعت هیچ کار دیگری انجام ندهم. با این کار دقت و تمرکزمان بالا می رود و انرژی کمتری مصرف میکنیم و از زمانی که صرف می کنیم نتیجه بیشتری میگیریم. موزای کاری استفاده بهینه از زمان نیست بلکه مصرف بی حد و اندازه انرژی است که ایجاد حواس پرتی در کار است.