فاطمه سادات زاهدی ، کارشناس ارشد مشاوره ، خبرگزاری دانا ، در یادداشت قبلی در مورد تقسیم بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت آن به 4 دسته مهم و فوری ، غیر فوری اما مهم ، فوری و غیرمهم و غیرفوری و غیر مهم ( ماتریکس آیزنهاور ) صحبت کردیم .
در مرحله ی بعدی لازم است تمام کارها و مسئولیت هایی که برعهده ی شما است را یادداشت کرده ،سپس مدت زمانی که لازم است آن کار را به اتمام برسانید را نیز یادداشت کنید ، چرا که یادداشت کردن زمان تقریبی انجام هرکار به شما کمک می کند تا بدانید برای هرکاری چقدر زمان لازم دارید و یک نگاه واقع بینانه از برنامه ریزی برای شما ایجاد می کند و احتمال اینکه برنامه ی خود را نیمه کاره رها کنید در این روش بسیار کم است.
اما نکته ی بسیار مهمی که باید یادتان باشد این است که پایبندی به برنامه ریزی از خود برنامه ریزی کردن مهم تر است و یادداشت کردن برنامه ها می تواند شما را در این پایبندی همراهی کند .
در این برنامه ریزی شما زمان استراحت و تفریح را نباید فراموش کنید چرا که اگر شما از این دو مقوله ی بسیار مهم غافل شوید میتوانید دچار فرسودگی در برنامه ریزی شده و آن را نیمه کاره رها کنید .
حال که با یک برنامه ریزی اصولی و تقسیم بندی کارها براساس فوریت و اهمیت آشنا شدیم می خواهیم به برخی از راهکارها برای شروع و پایبندی به برنامه ریزی بپردازیم .
از شروع کردن نترس
شروع یک کار و عادت کردن به آن سخت ترین قسمت ماجرا است .برای اینکه بتوانید به برنامه ریزی و کار کردن مطابق برنامه عادت کنید برای خود ایجاد انگیزه کنید .
برای ایجاد انگیزه می توانید به جنبه های مثبت برنامه ریزی و پایبندی به آن فکر کنید . مثلاً اگر شما در طول هفته براساس برنامه ی خود عمل کنید در پایان هفته فرصت کافی برای تماشای فیلم مورد علاقه تان خواهید داشت .
همچنین برای ایجاد انگیزه می توانید برای خود جایزه در نظر بگیرید . مثلاً اگر امروز طبق برنامه ای که برای خود چیده اید پیش رفتید می توانید برای خود یک شاخه گل بخرید .
نکته ی مهم در این تکنیک این است که :"ایجاد هر عادت جدید در افراد معمولاً بین ۳ هفته تا ۶۶ روز طول می‌کشد". یعنی زمانی که برنامه‌ریزی می‌کنید، باید به خودتان مدتی را زمان بدهید تا کاملاً به آن عادت کنید. در این مدت که به برنامه‌ی جدید عادت می‌کنید میتوانید متناسب با تجربه‌ی خود، تغییراتی در برنامه ایجاد کنید که پایبندی به آن را برایتان دلپذیرتر می‌کند.
در نهایت استفاده از یک پلنر ( دفتر برنامه ریزی ) برای ثبت این برنامه و تغییرات آن می تواند مفید باشد .این دفتر برنامه ریزی می تواند یک دفتر فیزیکی و یا یک اپلیکیشن موبایلی باشد هرچند که بهتر است به صورت فیزیکی باشد چرا که تجربه نشان داده است یکی از ویژگی های افرادی که پایبندی به برنامه ریزی ندارد ، سرگرمی در فضای مجازی و اعتیاد به تلفن همراه است .
هدف ما از یادداشت کردن برنامه ها این است که این برنامه ها در جلوی چشممان باشد .
