چه تعریفی از بهره‌وری دارید؟ بهره‌وری به معنای انجام دادن کار با سرعت بیشتر و در زمان کمتر است. شاید یکی از نیازهای دنیای امروز، داشتن بهره‌وری بالا در محیط کار است.
در این یادداشت، سه نکته را برای افزایش نظم و بهره‌وری در انجام فعالیت‌های روزمره معرفی می‌کنیم:
1. زمان
انجام چند کار به صورت هم‌زمان سخت است و اغلب باعث کاهش بهره‌وری
می‌شود. امروزه مدیریت زمان اهمیت زیادی دارد. خواندن ایمیل‌ها یا پاسخ دادن به
تعداد انبوهی پیام تلگرام و کارهای غیرمنتظره‌ای که پیش می‌آید، زمان زیادی از شما
می‌گیرد. دنیل لویتان، نویسنده کتاب «ذهن منظم» این حالت را «میل اخبار» نام‌گذاری
می‌کند.
میل اخبار بیشتر از آن‌چه تصور کنید وقت‌تان را می‌گیرد. گلوریا
مارک، استاد دانشگاه کالیفرنیا در پژوهش‌های خود متوجه شد بعد از انجام یک کار
غیرمنتظره، 26 دقیقه زمان لازم است تا ذهن به حالت اول برگردد. برای این‌که بهره‌وری
خود را کاهش ندهید و روزتان را به انجام کارهای بی‌فایده نگذرانید، توصیه‌هایی
برای شما داریم:
روز خود را با اختصاص دادن زمانی به خود شروع کنید
در رسانه های اجتماعی به پیام‌ها و ایمیل‌هایی پاسخ دهید که
لازم است. با پاسخ‌های مختصر و سریع، وظایف دیگران را مشخص کنید. مسئولیت‌های
بزرگتر را برنامه ریزی کنید. گروه‌هایی که جنبه‌ی خبری دارند را حذف کنید. از شبکه
های اجتماعی برای مواقع لزوم استفاده کنید.
از زمان رفت و آمدتان برای هماهنگی کارها استفاده کنید
دیوید لاوندا، معاون استراتژی محصول در Harmon می‌گوید:
از زمانی که
در وسیله نقلیه هستم برای هماهنگ کردن کارها و مرور کردن پروژه‌ی در دست کار،
استفاده می‌کنم. از این رو وقتی به اداره می‌رسم تصویر روشنی از وضعیت پروژه‌ام
دارم.
زمان ملاقات‌هایتان را تا 25 درصد کاهش دهید
زمان زیادی صرف تنظیم مکالمات تلفنی و گفتگوهای بی‌فایده می‌شود.
اگر 15 دقیقه از زمان قرار ملاقات‌هایی که در روز با 5 نفر دارید را کم کنید، 2250
ساعت در ماه به وقت شما اضافه می‌شود. همین یک ربع، در سال به حدود 2 ماه کاری می‌رسد.
وقت استراحت مشخصی داشته باشید
کمی به خودتان استراحت دهید و قرارهای ملاقات را پشت سر هم
نگذارید، زیرا خستگی مانع تمرکزتان می‌شود. اگر زمان استراحت مشخصی داشته باشید،
بهره‌وری و خلاقیت‌تان به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد. اگر می‌توانید 10 الی 20
دقیقه بعد از ناهار چرت کوتاهی بزنید.
2. محیط اطراف
تا جای ممکن در منزل کار کنید
قطعا برای نوشتن مقاله، سند یا تحقیق نیاز به تمرکز دارید اما
ممکن است در محل کار به خاطر حواس‌پرتی‌های فراوان نتوانید این کار را به خوبی
انجام دهید. خیلی از کارفرماها ادعا می‌کنند کارمندانی که در منزل از راه دور کار
می‌کنند، بهره‌وری بیشتری دارند.
اعلان موبایل و کامپیوترتان را قطع کنید
نباید به شبکه‌های اجتماعی اجازه دهید حواس‌تان را پرت کنند.
زمان مشخصی را به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌ها اختصاص دهید تا وقت‌تان هدر نرود.
3. طرز تفکر
به جای ایمیل زدن، صحبت کنید
با همکارتان تلفنی حرف بزنید. اگر همکارهای شما خارج از کشور
هستند با آن‌ها از طریق رسانه‌های اجتماعی صحبت کنید. با این کار، بهتر متوجه
منظور یکدیگر می‌شوید و هیچ سوء تفاهمی هم پیش نمی‌آید.
مسائل چالش‌زا را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید
با این کار سختی کمتری می‌کشید و کارهایتان را مدام به تعویق
نمی‌اندازید. یک راهکار موثر برای این کار، استفاده از توسعه‌ی نرم افزاری چابک
است. این نرم افزار به گونه‌ای است که کارهایتان را به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌کند
تا بهتر از عهده‌شان بربیایید و استرس‌‌تان نیز کاهش یابد.
از لیست وظیفه استفاده کنید
برای کاهش خطای کاری، از لیست وظیفه استفاده کنید. وقتی حجم
کاری زیادی روی دوش‌تان است یا زمان محدودی دارید، لیست وظیفه به تمرکز هر چه
بیشتر شما کمک می‌کند.
